Introducción a PAIC

Cómo funciona PAIC

Elementos Auditados en PAIC

Resultados PAIC

Introducción a PAIC

Como compañía ISO, Fr8App está comprometida con la calidad y la mejora contínua. Y como 3PL, nuestra base de transportistas es un elemento crítico para nuestra compañía.

Desde Carrier Implementation se realizan diversas funciones para mantener nuestra base de datos de transportistas saneada. Una de estas funciones es el Programa de Auditoría Interna de Carriers.

Bajo este programa, se audita de forma contínua a carriers seleccionados al azar por el departamento de Carrier Implementation, que actúa como ente intermediario y ajeno al departamento de Procurement.

Cómo funciona PAIC

Cada semana se seleccionan de forma aleatoria un transportista de nuestro reporte de asignaciones mensuales y se someten a auditoría por parte de nuestro departamento de Carrier Implementation.

Si su embarque es seleccionado como participante en PAIC:

1. Recibirá un correo electrónico por parte de Carrier Implementation, informándole de su selección y participación en PAIC.
2. Recibirá un segundo correo electrónico, con 1) el listado general de elementos y documentos requeridos por la auditoría y 2) el status actual de dichos elementos (ya disponibles, disponibles pero obsoletos, necesidad de ser adjuntados, etc).
3. Por favor, contesten a este email con la documentación solicitada.
4. Una vez completadas y analizadas las evidencias, recibirá un correo electrónico con el diagnóstico de su auditoría y los pasos a seguir para completarla de forma satisfactoria.

Elementos Auditados en PAIC

Las auditorías de PAIC se centran en cinco áreas:

1. Línea de transporte, auditando toda la papelería de la compañía.
2. Flota, auditando las últimas tres unidades asignadas.
3. Operador, auditando los últimos tres operadores asignados.
4. Servicio, auditando todos los elementos relacionados con los últimos tres servicios.
5. Incidencias, auditando en la medida de lo posible los elementos y papelería requeridos en caso de que se produjera una incidencia potencial en dicho embarque (accidente, siniestro, robo, merma, etc).

Auditoría de Compañía

Se auditará la papelería de la línea de transporte como compañía, de acuerdo a su razón social registrada en nuestra plataforma.

Los elementos a auditar serán los mismos que se piden en el momento del alta de un nuevo transportista, aprovechando la ocasión para:

- actualizar la documentación en plataforma a versiones actuales de la misma.

- detectar cambios sustanciales no comunicados en la documentación respecto a su proceso de alta, como por ejemplo uso de permisionarios.

Auditoría de Flota

Se auditarán los siguientes elementos:

Auditoría de Tractor

Para la auditoría del tractor, se requerirá contar y portar, vigentes y disponibles:

• Tarjeta de circulación.
• Póliza de seguro.
• Alta correcta en inventario de nuestra plataforma.

Auditoría de Caja

Para la auditoría de la caja, se requerirá contar y portar, vigentes y disponibles:

• Tarjeta de circulación.
• Póliza de seguro.
• Alta correcta en inventario de nuestra plataforma.

Vehículos Refrigerados

En el caso de equipos refrigerados, se auditarán además los documentos e información que acrediten que el termo de cada Equipo se encuentra debidamente calibrado, y que el mismo ha sido calibrado y revisado al menos una vez al año, de conformidad con lo establecido en la normatividad aplicable.

Equipamiento de Rastreo y Monitoreo de Flota

• Plataforma y Equipos de Rastreo Satelital (GPS): existencia y coincidencia 100% con los datos registrados en plataforma de forma previa a El servicio.
• Comprobación de tracking y GPS: existencia de integración GPS, existencia de CE, uso de Fr8App mobile app, ausencia de links expirables.
• Posicionamiento desde llegada a PU y de forma ininterrumpida hasta DO.
• En caso de flota dedicada, posicionamiento 24/7.
• Gobernadores de velocidad, a efectos de que Los Equipos no puedan superar la velocidad máxima de 90 km/hr y que permitan descargar la información de cada viaje para su archivo.
• Sistemas de apagado y desaceleración del motor de las unidades, en caso de ser exigido por directriz de El Cliente.

Equipamiento de Seguridad de Flota

• Estribos cubiertos;
• Espejos protegidos por púas, picos y/o navajas;
• Cabinas sin pasamanos en la parte externa;
• Neumáticos con profundidad mayor o igual a 4 mm, correctamente inflados;
• Sistemas neumáticos y/o hidromecánicos sin fugas;
• Sistema de cierre del remolque o semirremolques en óptimas condiciones (sin faltantes de piezas y operando al 100%),
• Soldadura en pernos y bisagras en la puerta;
• Patines del semirremolque en buen estado y funcionando al 100%;
• Sellos de tipo botella.

Auditoría de Operador

Se requerirán los siguientes elementos y documentos del operador de la unidad:

• Celular correcto y funcional, correctamente registrado en nuestra plataforma.
• Licencia de manejo.
• Alta correcta en inventario de nuestra plataforma.
• Credencial que le acrediten como empleado colaborador de El Transportista.
• En caso de ser requerido para la operación de El Cliente, identificación de "Operador Confiable", RControl, Ópalo y/o similares.

Auditoría de Servicio

Se requerirán los siguientes elementos y documentos relativos al servicio en ejecución:

• Correcto despacho de la unidad con al menos 6 horas de antelación a PU.
• Comprobación de que datos de despacho (tractor, caja, operador) y datos reales utilizados en el servicio coinciden plenamente.
• Comprobación de que se trata de despacho propio (unidades y operadores) y no de elementos de permisionarios.
• Correcto acceso a SOP de El Cliente, con operativa y rutas, en caso de ser necesario.
• Correcto reporte y registro de candados, sellos y evidencias. De forma previa y posterior al viaje.
• Carta Porte.
• Complemento Carta Porte.
• Documentación específica de Residuos de Manejo Especial / manifesto de carga de residuos de manejo especial en caso de necesitarlo.
• En caso de viaje realizado en frontera o puerto de importación, documento de pedimentos de importación correspondientes debidamente sellados por las unidades de destino.
• En caso de Logística Inversa, documentación con sello de recibo de logística inversa proporcionado por centro de origen del cliente (Flota Dedicada).
• Referencias al ID del servicio de Fr8App y del cliente en caso necesario.
• Ausencia de reportes internos de falta de contacto y reporte por parte de los contactos registrados de El Transportista.
• Ausencia de reportes de paradas no autorizadas o comunicadas por parte del operador.
• En caso de flota privada 24/7, comprobación del uso exclusivo de la unidad mediante rastreo GPS.
• Documentación de conformidad / POD, correctamente reportada y subida a nuestra plataforma.

Auditoría de Incidencias

Se requerirán los siguientes elementos y documentos relativos a una potencial incidencia durante El Servicio:

• Reporte del monitoreo interno de El Transportista.
• Reporte de lectura del sistema de GPS rastreo satelital utilizado para monitorear El Servicio.
• Reporte de lectura de total de kilómetros recorridos de El Equipo para El Servicio correspondiente.
• Reporte de horas de manejo, donde se demuestre que el operador no manejó más de 12 horas seguidas.
• Reporte de velocímetro, donde se demuestre que el operador no superó la velocidad máximo de 90 km/h haciendo uso de gobernador de velocidad colocado en Los Equipos.
• Reporte de historial de eventos de botón de pánico, encendido y apagado de motor con intervalos de 5 minutos.
• Reporte de paradas durante el trayecto: cantidad y duración de las mismas.
• Reporte de mantenimiento preventivo y correctivo de la unidad.
• En caso de vehículo refrigerado: reporte termográfico del viaje, justificante de suministro suficiente de diésel previo al viaje, reporte anual de calibrado.
• Fotografías de la unidad.
• Anti Doping del operador.

Resultados PAIC

Tras la auditoría, el carrier auditado obtendrá una de estas calificaciones:

- Verde. Resultado correcto, sin indencias en la auditoría.

- Amarillo. Incidencias leves subsanables. Se otorgará al carrier el plazo de dos semanas para subsanarlas. En caso de subsanación, se otorga resultado verde. En caso de no aportar la documentación en tiempo y forma, se otorga resultado rojo.

- Rojo. Faltas graves no subsanables, o ausencia de colaboración y subsanación de resultado amarillo. En caso de resultado rojo, su cuenta de Transportista será inhabiltada de nuestra plataforma.